راهنمای استفاده از سامانه
این صفحه قدمبهقدم نشان میدهد که سامانه چه کارهایی انجام میدهد و شما برای هر کار باید کدام مسیر را بروید. اگر تازه وارد شدهاید، از بخش «شروع سریع» شروع کنید.
۱) شروع سریع — در پنج قدم
برای اولین بار، این مسیر کوتاه را دنبال کنید تا اولین سند خود را ثبت کنید:
- ۱وارد شویددر صفحه ورود، ایمیل و رمز عبور خود را وارد کنید. کاربران آزمایشی (فقط در نسخه توسعه) روی همان صفحه دیده میشوند؛ برای شروع از حساب حسابدار استفاده کنید.
- ۲داشبورد را ببینیدپس از ورود به داشبورد میروید. کارت «آخرین اسناد» رویدادهای واقعی سامانه را نشان میدهد. از اینجا با دکمه «سند جدید» یا منوی کناری، کار را ادامه دهید.
- ۳یک سند ثبت کنیداز منوی کناری «سند جدید» را باز کنید. تاریخ بهصورت خودکار «امروز» (تقویم شمسی) است. یک شرح کوتاه بنویسید و در ردیفها، حساب و مبلغ را وارد کنید. نشانگر «سند متوازن است» باید سبز شود.
- ۴ثبت نهایی کنیدابتدا «ایجاد سند» میسازد (وضعیت: پیشنویس). سپس از صفحه «سندها و تراکنشها» دکمه «ثبت نهایی» را بزنید تا سند وارد دفتر کل شود و شماره سند (مثل J-1405-0001) بگیرد.
- ۵پایان — حالا میتوانید ادامه دهیدسند ثبتشده دیگر قابل ویرایش نیست؛ برای اصلاح، از دکمه «برگشت» استفاده میکنید (در همین راهنما توضیح داده شده). هر زمان شک داشتید، به همین صفحه برگردید.
۲) نقشها و دسترسیها
هر کاربر یکی از چهار نقش را دارد. دسترسی واقعی همیشه در سرور کنترل میشود؛ یعنی حتی اگر کسی دکمهای را ببیند، بدون اجازه نقش خود نمیتواند کاری انجام دهد.
| نقش | چه کاری میتواند انجام دهد | چه کاری نمیتواند |
|---|---|---|
| مدیر (Owner) | همه کارها: سند، حساب، دوره، کاربران، تنظیمات؛ بازگشایی دوره بستهشده | — (جز موارد امنیتی تعریفشده، محدودیتی ندارد) |
| حسابدار | ثبت و بستن سند، ایجاد حساب، بستن دوره، مشاهده همه دادههای مالی | بازگشایی دوره بستهشده؛ مدیریت کاربران |
| کارمند | مشاهده مجاز؛ در نسخههای بعدی: ایجاد پیشنویس هزینه و مدارک | ثبت نهایی سند؛ بستن دوره؛ مدیریت حساب |
| بیننده | مشاهده فقطخواندنی صفحههای مجاز و گزارشها | هرگونه ایجاد، ویرایش یا حذف |
۳) مفاهیم پایه (به زبان ساده)
برای کار با سامانه فقط این چند مفهوم لازم است. بقیه جزئیات را میتوانید در بخشهای بعدی بخوانید.
سند حسابداری چیست؟
سند مثل یک «رسید مالی» در دفتر کل است. هر سند حداقل دو ردیف دارد: یک ردیف بدهکار و یک ردیف بستانکار. قانون اصلی: جمع بدهکار همیشه باید با جمع بستانکار برابر باشد. اگر برابر نباشد، سامانه اجازه ثبت نهایی نمیدهد.
پیشنویس و ثبتشده یعنی چه؟
پیشنویس: سندی که ساختهاید ولی هنوز وارد دفتر کل نشده — قابل تغییر است.ثبتشده: سندی که وارد دفتر کل شده، شماره گرفته و دیگر قابل تغییر نیست.
حساب (کدینگ) چیست؟
حسابها دستهبندی پول در دفتر هستند؛ مثل «بانک — حساب جاری» یا «هزینه اجاره». هر حساب یک کد دارد و از یکی از پنج نوع است: دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد، هزینه. در صفحه «حسابها» همه را میبینید.
دوره حسابداری چیست؟
ماههای مالی بهصورت شمسی (مثل مرداد ۱۴۰۵) دورههای حسابداری هستند. وقتی دورهای بسته میشود، دیگر نمیتوان سندی با تاریخ آن ماه ثبت کرد. بازگشایی فقط با مدیر است.
ریال و تومان؟
همه مبالغ به ریال ذخیره و نمایش داده میشود (۱ تومان = ۱۰ ریال). در نسخه فعلی فقط ریال نمایش داده میشود تا ساده و بدون خطای تبدیل باشد.
تاریخها چطور نمایش داده میشوند؟
همه تاریخهای کاربری بر اساس تقویم شمسی است (مثل ۱۴۰۵/۰۵/۲۲). ذخیرهسازی داخلی به شکل استاندارد و قابل اطمینان انجام میشود تا در محاسبات خطایی پیش نیاید.
۴) مسیر کاربری: ثبت یک سند (قدمبهقدم)
این مسیر را نقشهای «حسابدار» و «مدیر» میتوانند انجام دهند. مثال: ثبت هزینه «خرید ورق فولادی» به مبلغ ۴۸٬۵۰۰٬۰۰۰ ریال از حساب بانکی.
- ۱منوی «سند جدید» را باز کنیداز نوار کناری سمت راست، گزینه «سند جدید» را انتخاب کنید. (اگر این گزینه را نمیبینید، نقش شما اجازه ثبت سند ندارد.)
- ۲تاریخ سندبهصورت خودکار «امروز» شمسی وارد شده (مثلاً ۱۴۰۵/۰۵/۲۲). اگر سند مربوط به روز دیگری است، آن را به همین قالب بنویسید. تاریخهای نامعتبر با پیام خطا رد میشوند.
- ۳شرح سندتوضیح کوتاه و مشخص بنویسید؛ مثلاً «خرید ورق فولادی ۲ تن». این شرح در فهرست سندها دیده میشود، پس واضح بنویسید.
- ۴ردیف اول (بدهکار)از ستون «حساب»، حساب هزینه را انتخاب کنید: 603 — مواد اولیه و کالا. در ستون «بدهکار» مبلغ را بنویسید: 48500000 (فقط عدد، بدون جداکننده).
- ۵ردیف دوم (بستانکار)ردیف دوم: حساب 102 — بانک (حساب جاری) را انتخاب کنید و همان مبلغ را در ستون «بستانکار» وارد کنید. (در هر ردیف فقط یک سمت را پر کنید؛ پر کردن هر دو با هم خطا است.)
- ۶بررسی تعادلپایین فرم، «جمع بدهکار» و «جمع بستانکار» و وضعیت «سند متوازن است» را میبینید. اگر نابرابر باشد، «سند نامتوازن است» قرمز میشود و ثبت نهایی ممکن نیست.
- ۷ساخت سنددکمه «ایجاد سند» را بزنید. سند با وضعیت پیشنویس ساخته میشود. (اگر تیک «بلافاصله ثبت نهایی» را زده باشید، در همان لحظه نیز ثبت میشود.)
- ۸ثبت نهاییبه صفحه «سندها و تراکنشها» بروید، سند را در همان ماه پیدا کنید و دکمه «ثبت نهایی» را بزنید. سند شماره میگیرد (مثل J-1405-0001) و وضعیتش «ثبتشده» میشود.
۵) مسیر کاربری: برگشت سند (اصلاح اشتباه)
سند ثبتشده هرگز پاک یا ویرایش نمیشود؛ به همین دلیل «برگشت» میزنیم. برگشت یعنی یک سند جدید و معکوس که اثر سند قبلی را خنثی میکند و در تاریخچه باقی میماند.
- ۱سند اشتباه را پیدا کنیددر «سندها و تراکنشها» سند ثبتشدهای که باید اصلاح شود را پیدا کنید.
- ۲دکمه «برگشت» را بزنیدسامانه از شما تأیید میگیرد، سپس یک سند برگشتی میسازد که در آن بدهکار و بستانکار جابهجا شدهاند؛ مثلاً اگر سند «مواد اولیه ← بانک» بود، برگشت «بانک ← مواد اولیه» است.
- ۳سند صحیح را دوباره ثبت کنیدبرگشت بهصورت خودکار ثبت میشود. حالا میتوانید سند درست را با مسیر بخش ۴ بسازید.
نکته: خود سند برگشتی را نمیتوان دوباره برگشت زد. اگر باز هم اشتباه بود، با یک سند برگشتی دیگر یا با هماهنگی حسابدار ادامه دهید.
۶) دورههای حسابداری
در صفحه «دورههای حسابداری» وضعیت ۱۲ ماه سال ۱۴۰۵ را میبینید.
- ۱بستن دورهحسابدار یا مدیر با دکمه «بستن دوره» یک ماه را میبندد. بعد از آن، هیچ سندی با تاریخ آن ماه ثبت نمیشود (سامانه خطای واضح میدهد).
- ۲بازگشایی (فقط مدیر)اگر اشتباهاً دورهای بسته شد، فقط نقش «مدیر» میتواند با دکمه «بازگشایی (مدیر)» آن را باز کند. حسابدار و سایر نقشها این دکمه را ندارند.
- ۳ردپای کاملهر بستن/بازگشایی همراه نام انجامدهنده و زمان ثبت میشود تا همیشه مشخص باشد چه کسی و چه زمانی این کار را کرده است.
۷) نکتهها و میانبرها
- • برای جستجوی سریع در نوار بالای صفحه، کلید / را بزنید.
- • در صفحه سندها، فیلتر «دوره (ماه شمسی)» را عوض کنید تا سندهای هر ماه را ببینید.
- • دکمه بالای صفحه (آفتاب/ماه) تم روشن و تیره را جابهجا میکند؛ انتخاب شما ذخیره میشود.
- • در موبایل، نوار پایین صفحه جایگزین منوی کناری میشود؛ همه کارهای اصلی همانجا هستند.
- • مبلغ را میتوانید با رقم فارسی یا انگلیسی و حتی با جداکننده وارد کنید (مثلاً ۴۸٬۵۰۰٬۰۰۰ یا 48500000)؛ سامانه خودش آن را درست میفهمد و ذخیره میکند.
- • اگر سامانه خطایی نشان داد، پیام آن فارسی و دقیق است؛ معمولاً راه حل در همان پیام آمده است.
۸) سوالات پرتکرار
رمز عبور را فراموش کردهام؛ چه کنم؟
در نسخه فعلی بازیابی خودکار رمز وجود ندارد؛ با مدیر سامانه (نقش Owner) هماهنگ کنید تا حساب شما بازنشانی شود. (در نسخههای بعدی، مدیریت کاربران کاملتر میشود.)
چرا نمیتوانم سند را ویرایش یا حذف کنم؟
طبق اصول حسابداری، سند ثبتشده نباید تغییر کند؛ بهجای آن از «برگشت» استفاده میکنید (بخش ۵). این کار باعث میشود تاریخچه مالی همیشه دقیق و قابل اعتماد بماند.
چرا دکمه «بستن دوره» یا «سند جدید» را نمیبینم؟
دسترسی بر اساس نقش شماست. اگر حسابدار یا مدیر نیستید، این دکمهها عمداً نشان داده نمیشوند و سرور هم درخواست شما را رد میکند.
آیا میتوانم از موبایل کار کنم؟
بله؛ سامانه واکنشگرا (Responsive) است و در موبایل، تبلت و دسکتاپ درست کار میکند.
فروش نسیه و دریافت وجه را چطور ثبت کنم؟
از منو «صورتحسابها» دکمه «+ صورتحساب جدید» را بزنید. مشتری، تاریخ صدور و سررسید (بهصورت شمسی)، و ردیفهای کالا/خدمت (تعداد، قیمت واحد، تخفیف) را وارد کنید. پس از ایجاد، در صفحه صورتحساب دکمه «صدور صورتحساب» را بزنید تا سند «دریافتنی ← درآمد فروش» ثبت شود. وقتی مشتری پول داد، در همان صفحه مبلغ و تاریخ و روش دریافت را وارد و «ثبت پرداخت» کنید؛ پرداخت جزئی وضعیت را «جزیی پرداختشده» و پرداخت کامل «پرداختشده» میکند. خروجی PDF فارسی هم در همین صفحه در دسترس است.
فروش نقدی را چطور ثبت کنم؟
سند جدید ← شرح «فروش نقدی …» ← ردیف ۱ (بدهکار): حساب ۱۰۱ — صندوق (یا ۱۰۲ — بانک اگر پول به حساب واریز شد) = مبلغ دریافتی ← ردیف ۲ (بستانکار): ۴۰۱ — درآمد فروش = همان مبلغ ← «سند متوازن است» ← ایجاد ← ثبت نهایی. اگر فروش نسیه بود: ردیف بدهکار ۲۰۳ — حسابهای دریافتنی، و هنگام دریافت پول سند دوم: بدهکار ۱۰۱/۱۰۲ و بستانکار ۲۰۳.
هزینه را با پیوست فاکتور چطور ثبت کنم؟
از منو «هزینهها» دکمه «+ هزینه جدید» را بزنید. تاریخ و مبلغ را وارد کنید، حساب هزینه (مثل ۶۰۶ هزینههای عمومی برای خرید کامپیوتر)، روش پرداخت (نقدی از صندوق یا انتقال بانکی)، طرف حساب و پروژه را انتخاب کنید. در بخش «پیوست»، تصویر یا PDF فاکتور را انتخاب کنید. بعد از ایجاد، اگر تیک «بلافاصله ثبت نهایی» فعال باشد سند در دفتر کل ثبت میشود؛ در غیر این صورت از فهرست هزینهها دکمه «ثبت نهایی» را بزنید.
فاکتور خرید (پرداختنی) را چطور ثبت و پرداخت کنم؟
از منو «فاکتور خرید» دکمه «+ فاکتور خرید جدید» را بزنید. تأمینکننده، حساب هزینه، مبلغ، تاریخ فاکتور و سررسید را وارد کنید. پس از ایجاد، «ثبت نهایی» سند «هزینه ← حساب پرداختنی (۲۰۴)» را مینویسد. وقتی پرداخت میکنید، در صفحه فاکتور مبلغ و روش پرداخت (نقدی از صندوق یا انتقال بانکی) را ثبت کنید؛ پرداخت جزئی وضعیت «جزیی پرداختشده» و کامل «پرداختشده» میکند. فاکتورهای سررسیدگذشته بهصورت «معوق» نشان داده میشوند.
سرمایه، وام، کمک یا درآمد (تأمین مالی) را چطور ثبت کنم؟
از منو «تأمین مالی» دکمه «+ رویداد تأمین مالی» را بزنید. نوع (سرمایهگذاری، وام، کمک، درآمد)، طرف حساب، مبلغ، روش دریافت (نقدی یا بانکی) و تاریخ را وارد کنید؛ برای وام، سررسید الزامی است. سامانه بهصورت خودکار سند «نقد/بانک ← حساب نگاشتشده» را ثبت میکند؛ نگاشت پیشفرض: سرمایهگذاری ← سرمایه مالک (۳۰۱)، وام ← وام دریافتی (۲۰۵)، کمک ← درآمد کمک (۴۰۳)، درآمد ← درآمد فروش (۴۰۱). وام و سرمایه مالک هرگز بهعنوان درآمد ثبت نمیشوند.
موجودی اولیه نقد/بانک را چطور تعریف کنم؟
یک «سند افتتاحیه» ثبت کنید: ردیف ۱ (بدهکار): ۱۰۱ — صندوق یا ۱۰۲ — بانک = مبلغ موجودی فعلی ← ردیف ۲ (بستانکار): ۳۰۱ — سرمایه مالک = همان مبلغ ← ثبت نهایی. از آن به بعد، «موجودی نقد و بانک» در داشبورد بهصورت خودکار از این سند و همه سندهای بعدی حساب میشود (فروشها اضافه و هزینهها کم میکنند).
چرا برخی بخشها «در نسخههای بعدی» هستند؟
سامانه بهصورت مرحلهبهمرحله ساخته میشود. بخشهایی که هنوز ساخته نشدهاند (هزینه، صورتحساب، طرف حسابها، گزارشها و…) صادقانه با برچسب «در نسخههای بعدی» مشخص شدهاند تا با نسخه فعلی اشتباه نشوند.
۹) وضعیت امکانات و چه چیزهایی در راه است
امکانات آماده و مواردی که طبق نقشه راه در حال ساخت هستند:
- ✓ هزینهها با پیوست فاکتور (تصویر/PDF)
- ✓ طرف حسابها (مشتری، تأمینکننده، سرمایهگذار، بانک و…)
- ✓ پروژهها و بودجه
- ✓ صورتحساب فروش و دریافتنیها (با خروجی PDF)
- ✓ فاکتور خرید و پرداختنیها
- ✓ تأمین مالی (سرمایه، وام، کمک، درآمد)
- • گزارشها (تراز، سود و زیان، …) — بعدی
- ✓ پرسوجوی فارسی امن و خروجی CSV/Excel